Indústria de produtos cosméticos e farmacêuticos utiliza todas as aplicações da solução Confirma Fácil e registra melhoria também na negociação de contratos com transportadoras e redução de lead time de entregas.
Presente em todo o Brasil com oito marcas divididas em mais de 200 produtos nas linhas cosmética, farmacêutica e alimentícia, a Farmax está comemorando a marca de 94% de eficiência nas entregas de seus produtos em todo o Brasil. A empresa possui uma complexa organização em seu departamento de transporte e, no começo de 2017, implantou o conjunto de ferramentas disponível no software Confirma Fácil, desenvolvido pela GKO Plus, unidade de negócios em nuvem da GKO Informática (www.gkofrete.com.br) , que promoveu uma série de mudanças em sua gestão de fretes.
Atualmente, a Farmax emite 2.000 notas fiscais e divide o frete entre 16 transportadoras, 70 autônomos ativos e quatro caminhões de frota própria. O controle de entregas antes do Confirma Fácil era feito através de planilhas eletrônicas, e o registro de entregas e ocorrências ocorria quase sempre de 3 a 5 dias após o evento ter acontecido, causando transtornos pois não havia ação imediata para tomada de decisões, tampouco informação à equipe de vendas e aos clientes.
“No início da operação, nosso percentual de entregas no prazo girava em torno de 80% com relação às NFs emitidas no mês. Após seis meses de uso pleno, ganhamos 14% e trabalhamos com uma meta de 94% de performance, tendo alcançado esse número nos últimos três meses”, relata Guilherme Azevedo, profissional do departamento de Logística da Farmax.
O Confirma Fácil tem um programa de monitoramento das entregas, ocorrências e tudo que envolva a operação de transporte abrangente e de fácil uso com ferramentas como o APP Audit, um aplicativo mobile com digitalização do comprovante. Somado a ele as confirmações de entrega podem ser feitas por meio de uma central telefônica 0800 com linha dedicada e através de um portal colaborativo e EDI para troca de informações entre todos os elos da cadeia.
Azevedo aponta que, uma vez descobertas as ineficiências nas entregas de produtos, a equipe de Logística da Farmax atuou fortemente para eliminá-las ou minimizá-las através de reuniões de alinhamento operacional com transportadoras e autônomos. Promoveu-se uma revisão de prazos por região, afinamento com clientes de difícil entrega, aplicação de melhorias na roteirização por região diminuindo-se a quantidade de entregas de um mesmo veículo e priorizando o atendimento em menor prazo.
“Com uso da solução, nossa performance de entrega melhorou 16% entre os meses de maio e julho de 2017. Esse número é bastante expressivo se considerarmos um universo de em média 2 mil notas fiscais/mês e se deve em grande parte pela adesão das transportadoras e autônomos ao sistema, bem como o ajuste e a assiduidade quanto aos prazos acordados”, destaca Azevedo. “Hoje um cliente satisfeito com a qualidade da entrega gera um ganho substancial no volume de compras médio, o que se traduz em mais receita para a empresa”.
Resultados efetivos
Da mesma forma em que a receita da Farmax registrou um incremento 1,5 a 2% graças à melhoria de sua prestação de serviços, os custos em transporte sofreram uma redução de 5%, números comparados ao semestre anterior, quando o Confirma Fácil ainda não estava implantado.
As negociações com as transportadoras para o reajuste das tabelas de frete aram a ser atreladas à performance trimestral anterior ao mês do reajuste: se a transportadora ficou aquém da meta acordada, o ree do reajuste não é acatado até que as entregas estejam alinhadas ao percentual combinado, que hoje oscila entre 92% a 94%, dependendo da região. No caso do autônomo, o não uso do 0800 ou do aplicativo mobile para informação das entregas e ocorrências o penaliza em multa de 5% do valor de seu frete.
Um exemplo do impacto que o uso do Confirma Fácil trouxe para a Farmax foi a mudança de sua operação no Norte e Nordeste do país. A empresa tinha grande dificuldade de comunicação e, por vezes, os veículos ficavam retidos em postos de fiscalização devido a algum imposto antecipado ou algo semelhante, e isso não era informado na hora do evento – cerca de 20 a 30% de perda de eficiência era registrada por essa razão. Atualmente, com o uso da linha 0800 dedicada e o APP Audit, o motorista do veículo registra no ato quais NFs estão envolvidas na ocorrência e o responsável pela solução é acionado, agilizando a liberação do veículo e minimizando o impacto no prazo de entrega.
Para Guilherme Azevedo, é estratégico o acompanhamento e a solução de qualquer eventualidade antes mesmo do cliente receber o seu pedido, um avanço no relacionamento da indústria com os seus clientes e distribuidores. Com a ferramenta, ele destaca que o departamento de Logística tem visão total de todas as notas fiscais emitidas diariamente, com todas as ocorrências que são geradas no transporte, processo semelhante ao que ocorre nos sistemas de rastreamento utilizados comumente no e-commerce.
“É um benefício compartilhado para outras áreas: para nossa força de vendas externa e equipe comercial interna foi um grande avanço, pois toda a informação sobre pedidos, antes restrita ao setor de Logística, agora é facilmente ada de diversas plataformas sem necessidade de consultas à Logística. É importante também para o representante comercial, pois pode antecipar visitas ao visualizar que o cliente já recebeu seu último pedido, gerando um ciclo de vendas mais ágil, onde o cliente compra mais rápido e mais vezes dentro do mês se a entrega for feita dentro do prazo combinado. Vejo como um ganho para a Farmax, para o cliente e também para a transportadora, que receberá mais cargas”, encerra.
